Evenement organiseren, melding of vergunning
U wilt een evenement organiseren voor publiek op openbaar terrein of in een gebouw dat eigenlijk voor iets anders bedoeld is? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan of doet u een melding van een evenement. Wat u moet doen, hangt onder andere af van het soort evenement, het tijdstip, de geluidsbelasting, openbare orde en veiligheid.
Evenementenklassen
Evenementen worden in klassen opgedeeld:
- 0-evenement: dit is een vergunningsvrij evenement, zoals een straatfeest of buurtbarbecue. U hoeft hiervoor geen vergunning aan te vragen. Doe daarvoor online een melding bij ons. Doe dit minimaal 5 werkdagen voor het evenement.
- A-evenement: bijvoorbeeld een voorstelling op een winkelplein of een feest in een sporthal. Vraag minimaal 8 weken voor het evenement een vergunning aan.
- B- evenement: bijvoorbeeld een Pinkstermarkt of RadioNL op het Koningsplein. Vraag minimaal 12 weken voor het evenement een vergunning aan.
- C-evenement: grote evenementen met veel impact voor heel Ridderkerk. Vraag minimaal 12 weken voor het evenement een vergunning aan.
De klasse wordt bepaald door de risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de gevolgen in de gemeente en de mogelijke gevolgen voor het verkeer. Kijk bij de voorwaarden onder het kopje Wanneer is mijn evenement een A-, B- of C-evenement voor verdere uitleg.
Melding doen of vergunning aanvragen
Voor 0-evenementen maakt u online een melding. Doe dit minimaal 5 werkdagen voor het evenement. Een evenement is vergunningsvrij als:
Een terugkerend evenement is een A-evenement dat u in de afgelopen 2 jaar organiseerde en dit jaar weer wil organiseren. In plaats van een compleet nieuwe aanvraag, vraagt u een vergunning aan voor een terugkerend evenement.
Let op: is het evenement groter of heel anders dan voorgaande jaren (bijvoorbeeld meer kramen, meer artiesten of duurt het evenement langer)? Vul dan wel een compleet nieuwe aanvraag in.
- Vraag de vergunning aan via het formulier Terugkerend evenement.
- Log in met DigiD (als particulier) of eHerkenning (als organisatie).
- U geeft onder andere de volgende informatie:
- referentienummer en datum van de laatst afgegeven evenementenvergunning. Bent u het referentienummer kwijt, stuur dan een e-mail naar apv@ridderkerk.nl.
- naam, datum en locatie evenement
- contactgegevens tijdens evenement
- U kunt direct de laatste versie van de volgende documenten uploaden:
- situatietekening (dit is een verplichte bijlage)
- indien van toepassing: draaiboek, beveiligingsplan, verkeersplan
Voor het organiseren van een braderie of snuffelmarkt gelden de volgende voorwaarden:
- U mag maximaal 2 braderieën en/of snuffelmarkten per jaar organiseren.
- U moet zich houden aan de brancheringlijst.
- Bij de aanvraag moet u aangeven hoeveel kramen er aanwezig zijn en een overzicht van de branchering van de te verkopen waren.
- Uiterlijk één week voorafgaand aan de braderie of snuffelmarkt moet u een definitieve indeling/tekening van de kramen aan te leveren.
De volgende organisatoren van braderieën en/of snuffelmarkten zijn uitgezonderd:
- een Ridderkerkse ondernemersvereniging;
- een Ridderkerkse buurtvereniging;
- (leerlingen van) een onderwijsinstelling;
- Stichting Evenementen Ridderkerk (SER).
Ook gelden deze voorwaarden niet voor evenementen anders dan braderieën en snuffelmarkten en de weekmarkt.
Het vastgestelde beleid en de brancheringlijst kunt u teruglezen in de Beleidsregels braderieën en snuffelmarkten Ridderkerk.
U kunt bij ons een evenementenvergunning aanvragen of een melding doen voor een vergunningsvrij evenement. Denk eraan dat u dit op tijd doet. Als particulier logt u in met DigiD, als organisatie met eHerkenning.
0-evenement(vergunningsvrij)
Bij de vergunningaanvraag wordt algemene informatie over het evenement gevraagd en als bijlage wordt een situatietekening gevraagd. Een gedetailleerde situatietekening van een evenemententerrein bestaat uit een tekening op schaal 1:200 of 1:500. Zie voorbeeldplattegronden op de website van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond.
Terugkerend A-evenement
Indien u een A-evenement eerder heeft georganiseerd en hier opnieuw een vergunning voor aan wilt vragen, kunt u gebruik maken van de versimpelde procedure. Hier zijn wel voorwaarden aan verbonden. Ga hiervoor naar het kopje ‘Moet ik voor een terugkerend evenement een nieuwe aanvraag indienen?’.
A-, B- of C-evenement
U levert een veiligheidsplan, situatietekening en eventueel overige benodigde documenten bij de vergunningaanvraag in. Deze documenten zijn onder andere nodig om als gemeente advies te krijgen van bijvoorbeeld de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR), Politie, DCMR Milieudienst Rijnmond en onze afdeling Verkeer. Hieronder staat beschreven welke informatie per onderdeel wordt gevraagd.
Veiligheidsplan
- Wat voor soort evenement is het.
- Hoeveel mensen denkt u dat er komen.
- Waar wilt u het organiseren.
- Op welke dag en hoe laat wilt u het organiseren.
- Is er kans op overlast:
- Zijn hulpdiensten zoals politie en ambulance nodig.
- Heeft het verkeer er last van.
- Hoe zit het met de openbare orde, gezondheid en veiligheid.
- Is er kans op schade aan het milieu of aan de bomen, planten of gebouwen in de buurt.
- Een gedetailleerde situatietekening van een evenemententerrein bestaat uit een tekening op schaal 1:200 of 1:500. Zie voorbeeldplattegronden op de webiste van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond.
Bekijk de toelichtingen op het veiligheidsplan op de website van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond.
Neem de vragen bewust door. Het veiligheidsplan stelt dezelfde vragen voor een A-, B-, of C-evenement, maar er zit nuance in wat voor uw evenement van toepassing in. Stel dat u nog niet exact het object (bijvoorbeeld soort tent) weet op het moment van aanvragen, geef dan aan wanneer u deze informatie verwacht en stuur deze te zijner tijd toe.
Indien van toepassing, voeg ook onderstaande informatie toe als bijlage:
- Aanvullend draaiboek
- Verkeersplan (op te stellen indien er sprake is van parkeerdrukte of wegomleidingen)
- Bij te plaatsen objecten zoals een podium of tent: constructietekeningen en berekeningen (bouwboek)
- Na het indienen van uw melding of aanvraag ontvangt u een automatische bevestiging.
- Wij gaan aan de slag met de aangeleverde informatie en winnen, indien van toepassing, advies in van bijvoorbeeld de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR), Politie, DCMR Milieudienst Rijnmond en onze afdeling verkeer.
- We nemen de beslissing binnen 8 weken nadat wij uw aanvraag compleet hebben ontvangen. We mogen deze termijn 1 keer verlengen. Over de beslissing, verlenging of eventuele aanvullende vragen nemen wij contact met u op.
- Bent u het niet eens met de beslissing? U kunt bezwaar maken. Doe dit binnen 6 weken nadat u de beslissing heeft ontvangen.
Er zijn verschillende subsidies. Wilt u weten of u in aanmerking komt voor subsidie? Kijk voor meer informatie op onderstaande pagina’s.
Evenementen op openbare plaatsen zijn mogelijk op zondag tussen 13.00 uur en 22.00 uur.
Toneelvoorstellingen, filmvoorstellingen, concerten en andere openbare bijeenkomsten, welke in besloten ruimten worden gehouden en de geestelijke, zedelijke of culturele verheffing of ontwikkeling van het publiek ten doel hebben mogen op zondag ook voor 13.00 uur georganiseerd worden.
- Als organisator van een evenement heeft u niet alleen een grote verantwoordelijkheid voor uw bezoekers en deelnemers, maar bent u voor een groot deel ook aansprakelijk. Het goed verzekeren van ieder evenement is dus een must! U maakt wellicht gebruik van vrijwilligers. De gemeente heeft een vrijwilligersverzekering afgesloten. Vrijwilligers zijn automatisch verzekerd bij deze verzekering. Dit betekent dat zij verzekerd zijn als zij een ongeluk krijgen of schade veroorzaken.
- Voor vrijwilligers van organisaties die met kwetsbare mensen werken is er een landelijke regeling om gratis een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te vragen.
- De gemeente voorziet onder andere in het plaatsen van afvalbakken en hekken. Hiervoor kunt u contact opnemen met evenementencoördinator Mieke Jochims via telefoon 0180 451 234 of per e-mail m.jochims@ridderkerk.nl.
De kosten voor het aanvragen van een vergunning zijn:
- 0-, A, B- en C-evenementen zonder commerciële doeleinden en die het maatschappelijk belang dienen: gratis
- B- en C-evenement met commercieel winstoogmerk: € 244,80
- Tapontheffing alcohol schenken: € 40,70
Meld bij ons waarom het evenement niet doorgaat. Neem contact op met team APV en Bijzondere Wetten. U kunt ook mailen naar apv@ridderkerk.nl.
Neem contact op met team APV en Bijzondere Wetten of stuur een e-mail naar apv@ridderkerk.nl. Wilt u liever een afspraak maken, stuur dan een e-mail naar apv@ridderkerk.nl.